O dono de empresa e o desafio de manter empregos, operação e estratégia rodando

Donos de pequenas e médias empresas, como eu e você, somos responsáveis por gerar empregos para boa parte da população. Por isso, a manutenção desses empregos em época de crise vai depender de um grande esforço nosso.

Nessas horas, é necessário olhar para os fundamentos que vão tentar contornar a situação. É preciso parar, respirar, não se desesperar e ser pragmático. A pessoa pragmática faz análises, toma decisões racionais e as executa. Por isso, eu sempre digo que não acredito em sorte, mas sim em meta, plano de ação e execução.

Não tem jeito. Agora é hora de colocar em prática um planejamento contencioso, ou seja, que visa diminuir riscos e conflitos. Mas antes de elaborá-lo, você precisa entender o que está acontecendo, ou seja, entender o ambiente externo, que oferece ameaças, porém também oportunidades.

Feito isso, como dar conta de todos os empregos, da operação e da estratégia do seu negócio? Separei, então, 5 dicas para você aplicar PARA ONTEM.

1) Identificar oportunidades e ameaças

As oportunidades e as ameaças são diferentes para cada negócio. Por isso, você tem que conhecer e entender sobre o seu produto ou serviço para fazer a Análise SWOT. Nela, é possível identificar as forças, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças da empresa diante de um cenário de crise.

Como fazer isso? Da forma mais prática possível: pegue um papel, divida-o ao meio e liste todas as oportunidades e todas as ameaças do seu segmento. Você vai precisar escrever e visualizar isso, se quiser passar por esse momento de forma menos turbulenta possível.

Apesar de as oportunidades e as ameaças não serem as mesmas para cada segmento, eu gostaria de ajudar no seu planejamento e de listar as que vão ser consensuais para todos os negócios. No momento em que você tiver clareza das suas, você terá um plano de contingência eficiente para se defender do que pode quebrar a sua empresa.

Oportunidades

> Buscar eficiência: costumo dizer que a melhor hora de buscar eficiência é quando o mercado está pagando pela sua ineficiência. Aproveite o momento como uma oportunidade de olhar para o seu negócio, ajustá-lo, parar, refletir, respirar e buscar eficiência.

> Avaliar o fluxo de caixa: é hora de você pensar e de ajustar o fluxo de caixa da sua empresa. Você pode estar trabalhando de maneira reativa. É momento de buscar conhecimento sobre o mercado, sobre o cliente e entender o que precisa ser feito para resolver o caixa da sua empresa.

Eu nunca consegui entender como muitos donos de empresa não entendem de planejamento financeiro, tocando um negócio com as próprias mãos. Afinal, desculpas não pagam contas nem salários de funcionários.

Por isso, é uma oportunidade poder colocar na ponta do lápis ou em uma planilha do Excel todas as suas receitas, as previsões de recebíveis, de pagamento e as suas despesas, separando-as em categorias (como despesas operacionais, de vendas e administrativas) para ter um melhor controle financeiro.

Em um momento de crise, se você tiver prejuízo, mas tiver lucro e caixa suficientes, é possível atravessar a turbulência. Caso contrário, aí realmente você pode estar em apuros e pode ter que fechar as portas.Nada envelhece mais o dono de uma empresa do que a falta de dinheiro!

>Negociar impostos: tendo lucro ou tendo prejuízo, todos nós temos que pagar impostos. Mas em uma situação de pandemia como a do coronavírus, é muito possível que o ministro da economia, em algum momento, alivie a carga para os donos de PME. Não deixa de ser uma oportunidade para nós, donos de empresa.

>Melhorar a liderança através do home office: essa é uma oportunidade de trabalhar gestão, de deixar de microgerenciar processos e de criar engajamento com o seu time! Nessas horas, as pessoas tendem a se unir e a se ajudar. Converse com o seu time de forma franca e explique que é possível trabalhar de casa (se o seu ramo permitir).

Ameaças:

negócios obrigados a fechar as portas colaborando com a não circulação nas ruas;

clientes cancelando pedidos, encomendas e pagamentos;

fornecedores sem recursos e/ou matéria-prima.

2) Definir o que é prioridade

Para tornar o seu estilo de liderança mais pragmático, é fundamental definir o que é prioritário no momento para agir sem desespero e atender rapidamente as principais necessidades da sua empresa.

Nas minhas 3 empresas, eu tenho três prioridades: os meus colaboradores, os meus fornecedores e os impostos.

Colaboradores

Nenhuma empresa vai ter sucesso se não olhar para as pessoas. Por isso, em primeiro lugar, eu prezo por preservar a saúde, o salário e o emprego dos meus funcionários.

No caso do coronavírus, para manter a saúde dos seus funcionários, entenda como funciona a contaminação do vírus e o que precisa ser evitado. Você pode preparar um treinamento, orientá-los sobre os riscos, liberar as pessoas para trabalhar de casa… Não faltam alternativas para prezar pelo bem-estar deles.

Agora, pensando em manter o salário dos funcionários, é fundamental elaborar o seu planejamento de contas e entender o quanto você tem e o quanto você precisa retirar do fluxo de caixa.

Fornecedores

Muitas redes de fornecedores também são pequenas e médias empresas. Eles enfrentam o mesmo problema que nós. Por isso, temos que preservar o emprego dos nossos fornecedores também.

Não deixe de honrar com os seus pagamentos. É possível fazer negociações, mas não atrase os salários, porque eles precisam disso tanto quanto os funcionários da sua empresa.

Impostos

Olha, eu não recomendo que ninguém sonegue impostos. Inclusive, acho que quanto mais a gente pagar, é sinal de que nós e de que o nosso país estão crescendo. E não posso ser leviano, mas se você tiver que escolher entre pagar imposto e pagar o seu funcionário e o seu fornecedor, pague primeiro as pessoas e depois o imposto.

Entenda que o imposto é devido, que precisa ser pago, mas que se tiver algum benefício por conta da situação atual, em termos de negociação de pagamento, postergação e parcelamento do pagamento, é uma oportunidade que deve ser aproveitada.

3) Execute boas práticas de home office

No mundo atual, temos um grande benefício que é a tecnologia. Dependendo do ramo, o funcionário não precisa se deslocar e pode trabalhar de casa. Só que ainda tem muito dono de empresa que acha que o colaborador não vai cumprir com as suas obrigações fora do seu alcance.

No EAG, reforçamos e acrescentamos processos de gestão interna que funcionam à distância. Todos os dias, nós realizamos uma reunião diária de 15 minutos, chamada daily. Essa é uma etapa que vem da metodologia chamada Scrum (de gestão ágil), e consiste no time dizer entre si o que fizeram ontem, o que farão hoje e se tem algum obstáculo no caminho.

Para o home office dar certo, é necessário que o dono da empresa determine o valor de comprometimento e de disponibilidade. Deixe claro para a sua equipe que eles precisam avisar quando estiverem saindo e voltando do almoço e avisar, no final do dia, o que entregaram. É uma forma de medir o que a pessoa produziu e o quanto ela se comprometeu com o dia de trabalho.

Dessa forma, você, como líder, não “delarga” tarefas, mas sim as delega, reúne a equipe e tem a oportunidade de gerar um senso de time, de dono e de união, que faz a diferença para gerar resultados.

4) Procure alternativas para os funcionários que não podem fazer home office

Você já entendeu que preservar o emprego dos seus funcionários deve ser a prioridade da sua empresa nos momentos de crise. Para não deixar de cumprir com as suas responsabilidades, é possível pensar em estratégias alternativas para contornar essa situação. Afinal, quando tudo isso passar, você ainda vai precisar – e muito – dos seus colaboradores.

Algumas empresas adotam o programa de demissão voluntária, isto é, o funcionário pode se demitir se já não estiver satisfeito com o trabalho, sem perder seus direitos e podendo receber seus benefícios.

Outros donos de empresa adotam o lay off, uma previsão legal em que você deixa o colaborador em casa aprimorando conhecimentos com treinamentos, cursos ou workshops on-line. É uma ideia indicada para profissionais que não tem como executar suas funções de casa, como garçons e chefs, por exemplo.

É aí que muitos empresários dizem ser impossível essa manobra dar certo. “É claro que ele não vai cumprir!”. Pois então estabeleça que ele retorne com relatórios ou apresentações do que aprendeu. É uma forma de garantir que ele encare a situação como aprendizado e oportunidade única.

Dessa forma, também, pode-se ter uma redução de até 20% do salário e a suspensão de benefícios não usados no período, como: vale-refeição, vale-alimentação e vale-transporte. Assim, você diminui os seus custos, mantém o colaborador na sua empresa e, quando a situação melhorar, você tem um funcionário garantido e mais desenvolvido.

Por fim, estabeleça metas, objetivos e peça para as pessoas se comprometerem com feedbacks do que estão fazendo, para você ter o registro de tudo.

5) Gerencie qualquer possível crise de marca

Crises, como as causadas pela pandemia do Covid-19, são capazes de deixar a economia mundial e as empresas que nela estão, de pernas para o ar. Mas você não pode deixar o desespero tomar conta. Essa é a hora mais do que ideal para humanizar a sua empresa e torná-la referência em atendimento e diálogo, com o público interno e externo.

Promova a empatia. Entenda que, diante dessa situação, possivelmente será necessário fazer algumas concessões, nas quais é possível perder dinheiro. E nem por isso a comunicação com seu público deve parar. Pelo contrário, ela deve se fortalecer pensando em quando tudo normalizar.

Empreender é assumir riscos e responsabilidades. Por isso, o bom senso será primordial para segurar a reputação da sua empresa e lidar com as adversidades do momento.

Entregue além do seu produto ou serviço e veja como pode ser útil para o seu cliente ou potencial cliente. O que ele pode estar precisando hoje? Informação? Dicas práticas? Uma outra forma de receber o produto? Novos prazos? Entender o seu cliente o que ele precisa pode gerar um caixa extra para sua empresa.

Considerações finais

Vimos aqui dois pontos-chave: é primordial ter um controle financeiro rígido e disciplina para manter a produtividade da sua equipe, praticando o distanciamento social.

Você viu que o que lhe parecia ameaça, na verdade pode ser uma oportunidade de melhorar a sua gestão, sair do microgerenciamento, aprender a delegar e dar os primeiros passos tornar a sua empresa autogerenciável de vez. Além disso, é uma boa chance de transmitir a todos o senso de equipe, de time e de dono de empresa, que você sempre quis que eles tivessem.

Em casos como esse de pandemia, é fundamental ter senso coletivo. Se todo mundo fizer a sua parte, grandes impactos sociais e econômicos são amortecidos para o futuro. Mas você só consegue aplicar isso se for extremamente pragmático em seu negócio, focando em análises e decisões racionais.

É um ciclo e ele já era para estar rodando: faça planejamentos, execute, analise, realize ajustes, estabeleça novas metas e execute o planejamento novamente.

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LíderGe Contabilidade Sistêmica

O dono de empresa está vivendo, claramente, um momento de crise. O novo coronavírus está circulando em todo o mundo e o seu combate vem causando impactos profundos, principalmente nas pequenas e médias empresas, devido ao isolamento social necessário. Muitas empresas não têm fluxo de caixa para os próximos 30 dias. E aí? Como esse dono de empresa sobrevive mediante esse cenário e nessas condições?

Desejamos uma excelente leitura e reflexão!