Depois de sucessivos adiamentos, finalmente o eSocial deve sair do papel e levar empresários de todo o País para a frente do computador. A nova plataforma do governo federal exigirá que empregadores mantenham atualizados e digitalizados todos os dados referentes aos seus funcionários – desde contratações e demissões a férias, licenças médicas, entre outros. Pelo novo cronograma, a adaptação deve ser obrigatória já em março de 2015.

São 44 obrigações sociais – como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), e a Relação Anual de Informações Sociais (Rais) – que passarão a ser inseridas em um único sistema, o que, no longo prazo, vai facilitar a vida do empresário. Segundo cálculos da Receita Federal, 2,6 mil horas são desperdiçadas por ano com o pagamento e organização de impostos.

“Hoje, empresas têm de preencher diversos formulários independentes. Como uma obrigação não conversa com a outra, tantos documentos exigem muito trabalho das equipes de recursos humanos”, diz Renato Coelho, sócio do setor tributário do escritório de advocacia Stocche Forbes. “No longo prazo, o resultado é redução de burocracia, o difícil é chegar até lá.”

Todas as empresas brasileiras terão de se adaptar. Empresas com faturamento maior de R$ 3,6 milhões em 2014 serão as primeiras. O cronograma para as micro e pequenas ainda está sendo negocioado. Nicholas Weiser, presidente da VIS Corretora, em São Paulo, não quis esperar a última hora para começar a digitalizar seus arquivos de funcionários. Mesmo sem a publicação do manual definitivo do eSocial, Weiser tratou de ir consolidando todos os dados de sua empresa. “Nós procuramos sempre nos adiantar com relação a estas exigências”, comenta.

Por ora, o executivo não viu grandes dificuldades na adequação destes dados – o fato de ter apenas 30 funcionários também facilita o trabalho. “Ainda estamos testando e, aparentemente, o sistema é amigável”, explica. No entanto, sair na frente nesse momento confere uma vantagem financeira significativa: a VIS Corretora não precisou terceirizar o trabalho nem contratar novos funcionários para dar conta desta demanda. “Esse é um tipo de sistema que força a empresa a se organizar”, explica.

O registro também servirá de base de dados para as próprias empresas, que eliminarão a necessidade de manter os seus arquivos por até 30 anos.

Não é só para reduzir a burocracia que o governo está investindo na criação desta plataforma. Há também uma finalidade fiscalizadora embutida na nova ferramenta. Com os dados das empresas centralizados, será mais fácil cruzar informações e identificar possíveis fraudes.

Segundo a Receita Federal, as informações prestadas atualmente são de baixa qualidade. A diferença entre o total apurado e o total declarado na Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) chega a R$ 4 bilhões.

Não é só o governo que vai fiscalizar mais e melhor. O trabalhador também poderá ficar de olho nas contribuições, bem como os depósitos feitos pela empresa no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

"O Fisco terá maior poder para agir", diz Victória Sanchez, especialista da Thomson Reuters para o tema do eSocial. Para ela, o objetivo da iniciativa é dar transparências aos dados das empresas nacionais. "Diversas áreas precisarão estar envolvidas, o jurídico, o financeiro, os recursos humanos, entre outros", afirma.

Não se trata apenas de dinheiro. Haverá controle também de prazos para exames admissionais e demissionais, para férias de funcionários, acidentes de trabalho, entre outros. "O jeitinho brasileiro vai perder espaço", afirma Victória. "No início é sofrido, mas depois haverá benefícios para todos."

QUANTO ANTES ESTIVER PRONTO, MELHOR

Naturalmente, a tecnologia deverá exigir um esforço por parte das empresas neste momento de adequação. “O que muda é a forma como são controladas as informações da empresa, as questões trabalhistas e fiscais”, diz Milton Epelboin, sócio da Innovative, prestadora de serviços de tecnologia para empresas. Quem já acompanha de perto essa documentação, já está em vantagem. No entanto, a maior parte dos micro e pequenos negócios no Brasil ainda passam longe desse nível de profissionalismo de gestão. “As empresas brasileiras ainda não estão empenhadas em corrigir processos”, lamenta. Epelboin.

É neste ponto que mora o perigo. O costume do brasileiro de deixar tudo para a última hora se repete também quando o assunto é a própria empresa. Quando foi anunciada a mudança dessa obrigação, muitos correram para buscar empresas e softwares que fossem capazes de realizar esse trabalho de forma mais simples. Porém, tão logo veio o primeiro adiamento, a preocupação mostrou-se fogo de palha. E, muito provavelmente, as empresas não estão fazendo esse controle de forma independente, como a VIS Corretora. “Entre todas as empresas que visitamos, não vi nenhuma tocando a adequação sozinha”, diz Anderson Usseda, gerente de projetos Mastersaf, desenvolvedora de aplicações para empresas.

Mesmo quem já utiliza um sistema para controle dessas obrigações, terá de se encaixar nos padrões previstos pela Receita Federal. Até porque as atualizações deverão ser feitas praticamente em tempo real – no final do dia, o gestor é obrigado a enviar todos eventos daquela data.

Com novo prazo de adequação no horizonte, as empresas devem organizar a documentação para se adequar ao novo sistema do governo federal